Povinné subjekty poskytují informace, které souvisí s danou institucí a kterými se primárně zabývají. Musí ale poskytnout i informace, které obdržely např. v rámci mezirezortní spolupráce (např. stanoviska dotčených orgánů apod.). Pokud zákon poskytnutí určité informace výslovně nezakazuje, pak je povinný subjekt povinen takovou informaci poskytnout v plném rozsahu.
Povinný subjekt může odmítnout poskytnout informaci v těchto případech
- je-li požadovaná informace v souladu s právními předpisy označena za utajovanou informaci, k níž žadatel nemá oprávněný přístup
- je-li požadovaná informace obchodním tajemstvím podle § 17 zákona č. 513/1991 Sb.
- týká-li se požadovaná informace majetkových poměrů osoby, která není povinným subjektem, získané na základě zákonů o daních, poplatcích, penzijním nebo zdravotním pojištění anebo sociálním zabezpečení
- týká-li se informace tzv. osobních údajů fyzické osoby. Určité osobní údaje se však přesto poskytnou u tzv. příjemců veřejných prostředků a to v rozsahu jméno, příjmení, rok narození, obec pobytu, a samozřejmě výše, účel a podmínky poskytnutých veřejných prostředků. Příjemcem veřejných prostředků je také zaměstnanec veřejné zprávy. Povinný subjekt je proto povinen poskytnout žadateli informace například o výši vyplacených odměn.
- povinnost poskytovat informace se netýká dotazů na názory, budoucí rozhodnutí a vytváření nových informací